Dalam dunia yang selalu berubah, satu – satunya yang tidak berubah adalah perubahan itu sendiri. Budaya organisasi tumbuh dari waktu ke waktu. Orang merasa nyaman dengan budaya organisasi yang baru. Bagi orang yang mempertimbangkan perubahan budaya, biasanya kejadian yang signifikan harus terjadi. Kejadian yang mengguncang dunia mereka, seperti kebangkrutan, kehilangan sales dan konsumen yang signifikan, atau rugi jutaan dollar, akan menarik perhatian banyak orang. Bahkan sekalipun, untuk mengetahui bahwa budaya organisasi adalah oknumnya dan mengambil langkah untuk mengubahnya, ini juga merupakan perjalanan yang berat. Ketika orang-orang dalam organisasi menyadari dan mengetahui bahwa budaya organisasi perlu diubah untuk mendukung keberhasilan dan kemajuan organisasi, perubahan bisa terjadi. Tapi perubahan tidak cukup dan perubahan tidak mudah dilakukan. Perubahan budaya organisasi adalah hal yang memungkinkan. Perubahan budaya memerlukan pemahaman, komitmen, dan alat.
Budaya yang kuat merupakan kunci kesuksesan sebuah perusahaan. Budaya perusahaan mengandung nilai – nilai yang harus dipahami, dijiwai, dan dipraktikkan bersama oleh semua individu / kelompok yang terlibat di dalamnya. Budaya perusahaan yang berfungsi secara baik mampu untuk mengatasi permasalahan adaptasi eksternal dan integrasi internal.
Perubahan di lingkungan eksternal organisasi, antara lain perubahan situasi politik, ekonomi, sosial serta lingkungan dalam persaingan yang sangat ketat. Perubahan situasi internal organisasi meliputi visi, misi, strategi, struktur organisasi, dan teknologi. Organisasi harus mengetahui bagian-bagian organisasi yang harus diubah agar tetap dapat bertahan dalam lingkungan yang terus berubah
Beberapa masalah sebelum menetapkan rencana perubahan, antara lain budaya organisasi perlu diubah. Apakah perlu perubahan sampai tingkat asumsi dasar atau kepercayaan anggota mengenai cara organisasi menghadapi lingkungan eksternalnya? Organisasi harus mempertimbangkan pandangan anggota terhadap situasi internal organisasi. Para stakeholder perlu dilibatkan dalam penyelesaian permasalahan.
Pemahaman budaya organisasi sebagai kesepakatan bersama mengenai nilai-nilai yang mengikat semua individu dalam sebuah organisasi seharusnya nementukan batas-batas normatif perilaku angoota organisasi.
Secara spesifik, peranan budaya organisasi adalah membantu menciptakan rasa memiliki terhadap organisasi, menciptakan jatidiri anggota organisasi, menciptakan keterikatan emosional antara organisasi dan karyawan yang terlibat di dalamnya, membantu menciptakan stabilitas organisasi sebagai sistem sosial dan menemukan pola pedoman perilaku sebagai hasil dari norma-norma kebiasaan yang terbentuk dalam keseharian. Dengan demikian budaya organisasi berpengaruh kuat terhadap perilaku para anggotanya.
Langkah – langkah yang dapat dilakukan untuk menerapkan perubahan budaya dalam perusahaan seperti GE antara lain :
1. Sebelum organisasi bisa merubah budayanya, hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami budaya yang ada, atau menggunakan cara yang ada saat ini.
2. Setelah memahami budaya organisasi yang ada saat ini, organisasi di masa yang akan datang, dan memutuskan bagaimana budaya organisasi yang bisa mendukung kesuksesan, serta visi apa yang dimiliki organisasi untuk masa depannya dan bagaimana seharusnya perubahan budaya bisa mendukung pemenuhan visi tersebut.
3. Individu dalam organisasi harus memutuskan untuk merubah perilaku mereka untuk menciptakan budaya organisasi yang diinginkan. Ini adalah langkah tersulit dalam perubahan budaya.
Di dalam budaya perusahaan yang baik hendaknya diterapkan sistem pengendalian yang biasa disebut social control system. Sistem pengendalian ini tidak terlalu banyak melibatkan orang lain untuk memonitor apa saja yang dilakukan oleh seseorang tetapi yang terlibat langsung dalam pengendalian adalah orang yang bersangkutan melalui komitmen dan kesepakatan dengan orang-orang sekitar berkaitan dengan sikap dan perilaku yang dianggap memadai. Di sinilah, budaya perusahaan memainkan perannya dalam menciptakan social control system.
Langkah – langkah untuk menelaah secara terus menerus budaya perusahaan:
1. Lakukan identifikasi terhadap tantangan strategi untuk masa yang akan datang. Langkah ini dimaksudkan untuk memproyeksikan di masa depan yang seharusnya diterapkan oleh sebuah organisasi. Strategi di masa depan boleh jadi berbeda dengan strategi yang diterapkan sekarang karena lingkungan eksternal yang selalu berubah.
2. Kaitkan strategi untuk menghadapi tantangan masa datang tersebut dengan tugas-tugas pokok yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan tugas-tugas penting yang harus dijalankan demi suksesnya strategi tersebut.
3. Lakukan identifikasi terhadap norma dan tata nilai yang diyakini dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas pokok diatas. Tugas-tugas penting pada point 2 di atas dapat menuntut perubahan norma perilaku dan tata nilai baru. Oleh karena itu pada tahap ini perlu ditegaskan norma perilaku dan tat nilai baru seperti apa yang diperlukan di masa datang.
4. Lakukan diagnosis terhadap norma-norma organisasi yang mencerminkan budaya berjalan. Diagnosis terhadap norma perilaku dan tata nilai berjalan dimaksudkan untuk mengetahui secara pasti apakah norma perilaku dan tata nilai masih cocok untuk kondisi masa datang.
5. Lakukan identifikasi apakah terjadi kesenjangan antara norma yang dibutuhkan dengan norma berjalan. Boleh jadi norma perilaku dan tata nilai berjalan tidak lagi cocok untuk masa datang. Oleh karena itu tahapan ini dimaksudkan untuk meminimalisasi sejauh mungkin kesenjangan antara budaya berjalan dengan budaya yang diperlukan untuk masa datang.
6. Putuskan untuk melakukan tindakan untuk menutup kesenjangan tersebut. Langkah terakhir adalah mengidentifikasi sebab-sebab terjadinya kesenjangan antara budaya berjalan dan budaya di masa datang sehingga perusahaan bisa melakukan tindakan antisipatif dan korektif.
Penelaahan budaya suatu organisasi ini perlu dilakukan oleh pimpinan secara periodikal karena lingkungan selalu berubah, yang diartikan pula bahwa budaya organisasi dalam batas-batas tertentu harus bisa menyesuaikan diri. Penelaahan ini tentu saja melibatkan semua yang terlibat dalam organisasi (stakeholder).
Berikut adalah strategi yang dapat membantu perusahaan seperti GE untuk dapat tumbuh dan bertransformasi :
1. Rencanakan Budaya Organisasi yang Diinginkan
Perusahaan harus merencanakan ke mana tujuan mereka sebelum mencoba membuat perubahan dalam budaya organisasi. Dengan gambaran yang jelas di mana arah perusahaan, perusahaan bisa merencanakan ke mana arah selanjutnya.
Misi, visi, dan nilai digunakan untuk memberikan kerangka penilaian dan evaluasi budaya perusahaan. Perusahaan harus mengembangkan gambaran masa depan yang diinginkan serta menentukan apa yang ingin diciptakan organisasi di masa yang akan dating. Misi, visi, dan nilai harus diuji, baik strateginya maupun nilai yang berdasarkan komponen perusahaan. Tim manajemen harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
a. Apakah lima nilai terpenting yang ingin dilihat untuk mewakili budaya perusahaan?
b. Apakah nilai – nilai tersebut sesuai dengan budaya organisasi saat ini? Apakah nilai – nilai tersebut ada? Jika tidak, mengapa tidak? Jika nilai – nilai tersebut tidak begitu penting, mengapa? Jika mereka sangat penting, mengapa tidak mencapai nilai-nilai ini?
c. Apa yang diperlukan untuk menciptakan budaya yang diinginkan oleh organisasi? Budaya organisasi tidak bisa diubah tanpa mengetahui ke mana organisasi ingin berada atau elemen apa dalam budaya organisasi yang perlu diubah. Elemen – elemen budaya apa yang mendukung keberhasilan organisasi Anda ?
Komponen budaya organisasi akan menjaga langkah ke depan perusahaan dengan kesuksesan yang sepadan. Hambatan – hambatan budaya harus dapat diidentifikasi dan perusahaan harus dapat memutuskan untuk merubahnya.
Namun, dengan mengetahui seperti apa budaya organisasi yang diinginkan belumlah cukup. Organisasi harus menciptakan rencana untuk memastikan bahwa budaya organisasi yang diinginkan menjadi kenyataan.
2. Merubah budaya perusahaan
Lebih sulit untuk merubah budaya sebuah perusahaan yang telah ada daripada menciptakan budaya di dalam organisasi baru. Jika budaya perusahaan telah ditetapkan, orang harus melepaskan nilai – nilai lama, asumsi, dan perilaku sebelum mereka belajar yang baru. Dua elemen terpenting dalam menciptakan perubahan budaya perusahaan adalah dukungan eksekutif dan pelatihan.
- Dukungan pihak eksekutif
Eksekutif dalam perusahaan harus mendukung perubahan budaya, selain dukungan verbal. Mereka harus menunjukkan dukungan perilaku untuk perubahan budaya. Eksekutif harus memimpin perubahan dengan merubah perilaku mereka. Ini sangat penting bagi para eksekutif untuk mendukung perubahan secara konsisten.
- Pelatihan
Perubahan budaya tergantung pada perubahan perilaku. Anggota perusahaan harus memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka, dan harus tahu bagaimana melakukan kebiasaan baru, setelah ditentukan. Training bisa jadi sangat berguna baik untuk mengkomunikasikan harapan dan mengajarkan kebiasaan baru .
3. Strategi - strategi lain dalam memanage perubahan budaya perusahaan
a. Menciptakan pernyataan nilai dan kepercayaan
Gunakan fokus karyawan pada kelompok, dengan departemen untuk meletakkan misi, visi, dan nilai-nilai kedalam kata-kata yang menyatakan pengaruh di masing-masing pekerjaan karyawan. Sebagai contoh, karyawan rumah sakit menyatakan : "Saya menghidupkan nilai kualitas perawatan pasien dengan mendengarkan dengan penuh perhatian apa yang diucapkan pasien." Latihan ini akan memberikan pemahaman umum terhadap budaya yang diinginkan yang sebenarnya merefleksikan tindakan yang harus dipenuhi dalam pekerjaan mereka.
b. Mempraktekkan komunikasi yang efektif
Membuat semua karyawan mendapatkan informasi terkait dengan proses perubahan budaya organisasi memastikan akan komitmen dan keberhasilan. Dengan mengatakan pada karyawan apa yang diharapkan dari mereka adalah penting untuk perubahan budaya organisasi yang efektif.
c. Review struktur organisasi
Perubahan struktur organisasi secara fisik untuk memenuhi keinginan budaya organisasi yang diperlukan. Misalnya, dalam perusahaan kecil, empat unit bisnis yang berbeda berkompetisi dalam hal produk, pelanggan, dan sumber dukungan internal, mungkin tidak akan mendukung penciptaan budaya organisasi yang efektif. Unit-unit ini seperti tidak mendukung kesuksesan bisnis secara keseluruhan.
d. Desain ulang pendekatan terhadap reward dan pengakuan
Sistem reward perlu diubah untuk mendorong perilaku penting yang diinginkan.
e. Review semua sistem kerja dalam perusahaan, seperti promosi karyawan, manajemen kinerja, dan pemilihan karyawan untuk memastikan mereka sesuai dengan budaya yang diinginkan. Misalnya, pihak manajemen tidak bisa memberikan reward kinerja individu jika persyaratan budaya organisasi menetapkan team work. Bonus total eksekutif tidak bisa digunakan sebagai reward sasaran departemennya tanpa mengenali pentingnya perannya dalam tim eksekutif untuk mencapai tujuan organisasi.
Budaya organisasi dapat diubah untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Merubah budaya organisasi memerlukan waktu, komitmen, perencanaan dan pelaksanaan yang tepat, tetapi hal tersebut bisa dilakukan.
Visi dari perusahaan GE adalah 'We bring good things to life'. Slogan perusahaan GE yaitu ‘imagination at work’. Jack Welch melakukan sebuah revolusi untuk perusahaan GE. Welch mengumpamakannya seperti bola dunia yang berubah cepat sekali, bahkan lebih cepat dari reaksi bisnis perusahaan GE. Revolusi yang dicanangkannya ditujukan, untuk membuat karyawan perusahaan GE bersahabat dengan perubahan. Jack Welch melakukan perubahan radikal dalam perusahaan GE, antara lain :
a. Seratus lima puluh bidang usaha senilai 5 miliar dolar dilepas GE.
b. Dalam tempo 2 tahun selanjutnya, 130.000 orang di-PHK. Hal ini mengakibatkan perusahaan GE kehilangan seperempat dari jumlah SDM-nya.
c. Welch juga melakukan reengineering, layer – layer dipapras habis, organisasi dirampingkan. Semenjak kejadian tersebut, Jack Welch mendapat julukan sebagai bom neutron yang tak punya rasa.
d. Jack Welch hanya mengandalkan informasi dan naluri berpikir yang simpel (simple-minded). Ide sentral Welch yaitu ingin menjadi nomor 1 atau nomor 2 di dalarn bisnis. Menurutnya, hal tersebut yang dapat membuat perusahaan GE menjadi lebih kompetitif, unik, dan terhormat. Sejak itu, para ahli manajemen mulai percaya bahwa simplicity merupakan alat strategis yang penting untuk mencapai sustainable competitive advantage.
e. Welch menggencarkan pelatihan – pelatihan baru dan menghabiskan ratusan jam untuk menggeluti lahirnya budaya baru GE. Welch membentuk GE Management Development Institute di Crotonville (New York) yang namanya sekarang menjadi John F. Welch Leadership Center. Di sana, para eksekutif diajak berpikir, bergerak, mengembangkan Best Practice dan Six Sigma agar perusahaan GE tetap berada di depan, dengan anggaran sekitar 1 miliar Dolar setiap tahun. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa GE merupakan salah satu organisasi pembelajar (learning organization).
f. Di Crotonville, karyawan GE dibebaskan merumuskan perubahan – perubahan riil di tempat kerja. Tak dapat dipungkiri, GE memiliki tradisi kaderisasi yang hebat. Crotonville telah menjadi universitas bagi seluruh jajaran manajemen GE di seluruh dunia, di samping juga bagi para pelanggan dan eksekutif-eksekutif non-GE yang beruntung. Itulah kehebatan GE. Ia tidak menutup diri dari masuknya eksekutif perusahaan lain untuk menimba ilmu dan berbagi pengalaman di Crotonville. Misi dari Crotonville adalah mengembangkan pemimpin, memperkenalkan perubahan cultural dan menyebarluaskan inisiatif kunci di seluruh perusahaan GE. Orang-orang GE menyebut Crotonville sebagai tempat di mana orang-orang bekerja, belajar, dan berbagi melintasi batas dan di mana para pelanggan merasakan langsung kultur dan kemitraan GE. Ia adalah tempat pertukaran informasi yang vital untuk :
- Mendidik karyawan, fokus pada kepemimpinan, perubahan, Six Sigma, e-Business, dan berbagai inisiatif korporasi kunci lainnya
- Mengkomunikasikan dan memperkuat komitmen karyawan terhadap GE dan nilai-nilai GE
- Membangun jembatan melintas batas dengan menyediakan kesempatan bagi karyawan untuk berinteraksi secara lintas bisnis, fungsi-fungsi, dan hirarki
- Meningkatkan fokus pelanggan; membangun hubungan dengan pelanggan strategic dan konstituen kunci lainnya
Jack Welch mengenali sejak dini nilai dari Crotonville dan memanfaatkannya bukan hanya untuk memberikan pendidikan lebih baik bagi karyawan GE, tapi juga sebagai medium untuk menyebarluaskan perubahan kultur dan pemikiran yang membuat GE bisa seperti sekarang. Crotonville selalu memiliki tempat istimewa dalam hati Welch.
g. Jack Welch juga memperkenalkan program Best Practices, yaitu mencari inspirasi dari perusahaan – perusahaan hebat di luar GE. Perusahaan mengirim sebuah team selama dua minggu pada sebuah high-performing company untuk belajar.
h. Pada tahun 1995, Jack Welch meluncurkan program Six Sigma untuk mendeteksi defects dalam proses GE. Karyawan – karyawan GE diajari metode statistik. Hasilnya, GE bisa menghemat jutaan dolar setiap tahunnva.
Ada 25 point strategi change management yang dapat dipelajari dari Jack Welch, yaitu :
- Lead more, manage less
1. Lead
Managers muddle – leaders inspire. Leaders are people who inspire with clear vision of how things can be done better. "What we are looking for are leaders at every level who can energize, excite and inspire rather than enervate, depress, and control."
Action advices :
a. Create a vision and then ignite your organization to make this vision a reality. Get people so passionate about what they are doing that they cannot wait to execute this plan. Have great energy, competitive spirit and the ability to spark excitement and achieve results. Search for leaders who have the same qualities.
b. Focus on strategic issues. Your job is to understand the strategic issues within each of your businesses where they are going around the Five Questions. Know the talent they need to win in those markets and the amount of capital they need. And make bets.
c. Don't micromanage. Your job is to see the big picture. Don't manage every detail. Don't get caught up in the minutiae or obsess over every detail, but instead inspire others to execute of your vision. Surround yourself with great people and trust them to do their job and contribute their best to the organization.
d. Involve everyone and welcome great ideas from everywhere. Anyone can be a long as they contribute, and the most meaningful way for anyone to contribute is to come up with a good idea. Business is all about getting the best ideas from everyone. New ideas are the lifeblood of the organization, the fuel that makes it run. "The hero is the person with a new idea." There is simply nothing more important to an organization than expressing ideas and creating a vision.
e. Lead by Example. To spark others to perform, you must lead by example. Jack Welch mastery of the 4 E's of leadership – Energy, Energize, Edge, and Execution – was always in evidence. "He had great energy, sparked others, had incredible competitive spirit, and had a record of execution that was second to none. This is a key of the Welch phenomenon. Had he been lacking in any of the traits he espoused, he would not have commanded such acclaim.
2. Manage Less
We are constantly amazed by how much people will do when they are not told what to do by management." In the new knowledge-based economy, people should make their own decision. Managing less is managing better. Close supervision, control and bureaucracy kill the competitive spirit of the company. "Weak managers are the killers of business; they are the job killers. You can't manage self-confidence into people."
3. Articulate Your Vision
Leaders inspire people with clear visions of how things can be done better." The best leader do not provide a step-by-step instruction manual for workers. The best leaders are those who come up with new idea, and articulate a vision that inspires others to act.
4. Simplify
Keeping things simple is one of the keys to business. "Simple messages travel faster, simpler designs reach the market faster and the elimination of clutter allows faster decision making.
5. Get less formal
You must realize now how important it is to maintain the kind of corporate informality that encourages a training class to comfortably challenge the boss's pet ideas.
6. Energize others
Genuine leadership comes from the quality of your vision and your ability to spark others to extraordinary performance.
7. Face reality
Face reality, then act decisively. Most mistakes that leaders make arise from not being willing to face reality and then acting on it. Facing reality often means saying and doing things that are not popular, but only by coming to grips with reality would things get better.
8. See change as opportunity
Change is a big part of the reality in business. "Willingness to change is a strength, even if it means plunging part of the company into total confusion for a while... Keeping an eye out for change is both exhilarating and fun."
9. Get good ideas from everywhere
New ideas are the lifeblood of business. "The operative assumption today is that someone, somewhere, has a better idea; and the operative compulsion is to find out who has that better idea, learn it, and put it into action - fast."
10. Follow-up
Follow up on everything. Follow-up is one key measure of success for a business. Your follow-up business strategy will pave the way for your success.
- Build a Winning Organization
11. Get rid of bureaucracy
The way to harness the power of your people is "to turn them loose, and get the management layers off their backs, the bureaucratic shackles off their feet and the functional barriers out of their way
12. Eliminate boundaries
In order to make sure that people are free to reach for the impossible, you must remove anything that gets in their way. "Boundarylessness" describes an open organization free of bureaucracy and anything else that prevents the free flow of ideas, people, decisions, etc. Informality, fun and speed are the qualities found in a boundaryless organization.
13. Put values first
Don't focus too much on the numbers. "Numbers aren't the vision; numbers are the products." Focus more on the softer values of building a team, sharing ideas, exciting others.
14. Cultivate leaders
Cultivate leaders who have the four E's of leadership: Energy, Energize, Edge, and Execution; leader who share values of your company and deliver on commitments.
15. Create learning culture
Turn your company into a learning organization to spark free flow of communication and exchange of ideas. "The desire, and the ability, of an organization to continuously learn from any source, anywhere - and to rapidly convert this learning into action – is its ultimate competitive advantage."
- Harness Your People
16. Involve everyone
Business is all about capturing intellect from every person. The way to engender enthusiasm it to allow employees far more freedom and far more responsibility.
Actions Advice :
- Start with yourself
- Encourage people to take initiative
- Use the brains of every worker
- Create an atmosphere where workers feel free to speak out
17. Make everybody a team player
Managers should learn to become team players. Middle managers have to be team members and coaches. Take steps against those managers who wouldn't learn to become team players.
18. Stretch
Stretch targets energize. "We have found that by reaching for what appears to be the impossible, we often actually do the impossible; and even when we don't quite make it, we inevitably wind up doing much better than we would have done."
19. Instill confidence
Create a truly confident workforce. Confidence is a vital ingredient of any learning organization. The prescription for winning is speed, simplicity, and self-confidence. Self-confident people are open to good ideas regardless of their source and are willing to share them. "Just as surely as speed flows from simplicity, simplicity is grounded in self-confidence."
20. Make business fun
Fun must be a big element in your business strategy. No one should have a job they don't enjoy. If you don't wake up energized and excited about tackling a new set of challenges, then you might be in the wrong job
- Build the Market Leading Company
21. Be number one or number two
When you're number four or five in a market, when number one sneezes, you get pneumonia. When you're number one, you control your destiny. The number fours keep merging; they have difficult times. That's not the same if you're number four, and that's your only businesses. Then you have to find strategic ways to get stronger. But GE had a lot of number ones."
Actions Advice :
- Evolve a game plane, a business strategy "number one, number two."
- Send shivers throughout your organization
- Exact the highest standards and make sure that everyone in your company meets those standards
- Look for the quantum leap
- Get rid of fat
22. Live quality
We want to change the competitive landscape by being not just better than our competitors, but by taking quality to a whole new level. We want to make our quality so special, so valuable to our customers, so important to their success that our products become the only real value choice."
23. Constantly focus on innovation
"You have just got to constantly focus on innovation. And more competitors. You've got to constantly produce more for less through intellectual capital. Shun the incremental, and look for the quantum leap." Now the fundamentals have got to be more education. More information knowledge, faster speeds, more technology across the board.
24. Live speed
"Speed is everything. It is the indispensable ingredient of competitiveness." Speed, simplicity and self-confidence are closely intertwined. By simplifying the organization and instilling confidence, you create the foundation for an organization that incorporates speed into the fabric of the company.
25. Behave like a small company
Small companies have huge competitive advantages. They "are uncluttered, simple, informal. They thrive on passion and ridicule bureaucracy. Small companies grow on good ideas - regardless of their source. They need everyone, involve everyone, and reward or remove people based on their contribution to winning. Small companies dream big dreams and set the bar high - increments and fractions don't interest them."
No comments:
Post a Comment