Outsourcing Case At Kodak

CEO Kodak, Colby Chandler, membangun unit CIS pada bulan Januari 1988 dan menunjuk Hudson menjadi kepalanya. Katherine Hudson, wakil presiden Corporate Information System (CIS) Eastman Kodak Co., melakukan survey terhadap performa organisasinya selama setahun terakhir. Hudson melakukan outsourcing operasi data center, layanan telekomunikasi, komputer pribadi (PC), serta mengubah job description karyawan. Pada bulan Juni 1991, setahun lebih setelah melakukan kontrak outsource dengan berbagai perusahaan, Hudson melakukan penilaian.

Latar Belakang Perusahaan

”Tidak ada yang lebih penting dibanding value dari nama perusahaan dan kualitas. Kita harus menjadikan kualitas sebagai argumen kita dalam berkompetisi dengan yang lain.”
(George Eastman)

Kodak mengoperasikan layanan binatu sendiri, fire department, blacksmith (pandai besi), bank, kafetaria, dan layanan lainnya. Sebagian besar dari layanan ini masih dijalankan oleh Kodak hingga memasuki tahun l980.
Pada tahun 1984, Kodak melakukan restrukturisasi organisasi perusahaan menjadi 29 unit pada tahun 1984, di antaranya Fotografi (PPG), Commercial & Imaging Group (CIG), Kimia (EC), Kesehatan (HG), dan 3 segmen internasional (Amerika Latin, Eropa, dan Asia / Pasifik). Setiap unit usaha beroperasi sebagai profit center di bawah seorang General Manager.

Pada tahun 1986, Kodak menghadapi permasalahan tekanan biaya yang datang dari kompetisi dengan perusahaan lain dan gugatan dari Polariod.
Perubahan yang dilakukan :- Perampingan pada core business

- Ketenagakerjaan dipotong 10% dan budget untuk operasi dipotong sebesar 5%.

- Diversifikasi ke bisnis baru, mencakup peralatan kantor dan bioteknologi melalui lebih dari 20 akuisisi dan joint ventures.
- Eliminasi 4.500 pekerjaan tambahan sebagai bisnis yang tidak menguntungkan.
Penjualan per karyawan mencapai $ 140.000 pada tahun 1989. (kalah jauh dibanding Fuji Photo Film Company)

Teknologi Informasi Pada Kodak

Divisi Information System (ISD)-nya juga melakukan restrukturisasi. Pada tahun 1985, tanggung jawab untuk pengembangan aplikasi bisnis dan manajemen komputer skala kecil dan operasi jaringan (misalnya, minicomputer, komputer pribadi, dan jaringan area lokal) dialihkan ke masing-masing 29 unit usaha. ISD tetap bertanggung jawab atas pengelolaan pusat data yang besar dan suara dan komunikasi data. Antara tahun 1986 dan 1987, ISD memulai proyek konsolidasi dan standarisasi pusat data dan operasi telekomunikasi.

Pertimbangan Hudson untuk melakukan outsourcing / penghilangan fungsi TI :
- Apakah ada suatu value yang ditawarkan ?
- Apakah fungsi tersebut merupakan core function dari perusahaan ?
Outsourcing layanan IT membutuhkan strategi aliansi yang memungkinkan hubungan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan perubahan kebutuhan partner. Slogan yang digunakan adalah ‘Partnership in Innovation Process (PIP)’ . Area outsourcing pertama adalah area fotografi dan Commercial Imaging Group (CIG).

Partnership in Innovation Process (PIP)

Pada tahun 1986, Pfendt ditunjuk untuk memimpin tim kecil yang terdiri dari professional TI untuk memberikan definisi gambaran organisasi TI di masa depan. Tugas tim tersebut adalah menentukan visi organisasi TI masa depan dan apa saja yang diperlukan untuk sampai ke sana.
Dua tingkat tim cross-functional diciptakan untuk melaksanakan PIP. Steering committee dibentuk dengan tugas menerjemahkan visi Kathy ke dalam business initiatives. Pelaksanaan visi tersebut dijalankan oleh tiga tim PIP yang terkait dengan usaha outsourcing. Tiga tim PIP tersebut melaporkan langsung kepada Kathy dan Hanry. Steering Committee hanya bertugas memberi arahan.
Kodak bekerjasama dengan CMI (Conflice Management Inc.) untuk membantu pengembangan hubungan aliansi. CMI melakukan manajemen hubungan internal dan eksternal secara kritis dan pengembangan proses negosiasi secara efektif.

Hudson membagi empat panduan dalam memberikan arahan pada tim PIP dan steering committee dalam mengembangkan aliansi outsourcing : (yang harus dideskripsikan vendor dalam setiap proposalnya)
- meningkatkan value dari para pemegang saham
- menciptakan sejumlah improvement pada kualitas dan produktivitas penyampaian layanan
- melakukan maintain dan improvement pada kualitas kehidupan kerja karyawan
- menetapkan posisi Kodak untuk perkembangan TI dan tantangan bisnis di masa depan

Calon partner mengidentifikasikan hal – hal seperti :
- Peluang pengembangan karyawan
- Kualitas layanan
- Struktur biaya
- Identifikasi dan asimilasi teknologi yang muncul
- Sistem support dan proses manajemen

Tahapan PIP Kodak :


Lesson Learned yang didapat dari kasus ini adalah :